Wissensmanagement ist inzwischen ein wichtiger Bestandteil vieler erfolgreicher Unternehmen und Organisationen. Durch die Nutzung und Verwaltung von Wissen können Prozesse optimiert, Innovationen vorangetrieben und Wettbewerbsvorteile erzielt werden. Doch wie kann Wissensmanagement in der Praxis umgesetzt werden? Welche Methoden und Werkzeuge gibt es beispielsweise, um Wissen effektiv zu erfassen oder zu teilen? In diesem Artikel werden wir uns mit verschiedenen Ansätzen des Wissensmanagements auseinandersetzen und aufzeigen, wie Unternehmen von einer strategischen Nutzung ihres Wissens langfristig profitieren können.
Methoden zur Wissensgenerierung/Wissensidentifikation
Die Identifikation von relevantem Wissen ist einer der ersten und wichtigsten Schritte im Wissensmanagement. Hier sind einige Methoden, die sich zur Wissensidentifikation eignen:
Experteninterviews: Experteninterviews sind eine großartige Möglichkeit, relevantes Wissen zu identifizieren. Durch das Interviewen von Experten auf einem bestimmten Gebiet bzw. in einem bestimmten Bereich können wichtige Informationen und Best Practices ermittelt werden. Zur Erfassung von Informationen oder Einschätzungen zu bestimmten Themen oder Bereichen kann man ergänzend dazu auch mit Umfragen oder Fragebögen arbeiten.
Arbeitsprozessanalyse: Eine Analyse der Arbeitsprozesse kann dazu beitragen, die Art des hierfür benötigten Wissens (z.B. Prozesswissen, Produktwissen, technisches Wissen, etc.) zu identifizieren. Durch die Identifizierung der Anforderungen an das Wissen in den verschiedenen Schritten des Arbeitsprozesses können Wissenslücken ausfindig gemacht und idealerweise geschlossen werden.
Wissenslandkarten: Eine Wissenslandkarte oder ein Wissenskatalog kann eine Übersicht über das Wissen in einer Organisation oder einem Unternehmen geben. Hierbei werden die verschiedenen Wissensgebiete bzw. -bereiche aufgelistet und beispielsweise angegeben, welche Personen für welche Bereiche im Unternehmen verantwortlich sind. Auch für die Nachfolgeplanung oder zur Einarbeitung neuer Mitarbeitender können solche Wissenslandkarten enorm helfen (z.B. „Job-Maps“). Wissenslandkarten lassen sich z.B. sehr gut mit Mindmaps erstellen. Mein persönlicher Favorit hierfür ist MindMeister*.
Brainstorming: Brainstormings sind kreative Gruppentechniken, die sich vor allem zur Sammlung von neuen Ideen eignen. Die Methode kann z.B. bei der Konzeptionierung neuer Produkte oder Dienstleistungen angewendet werden. Als „Werkzeug“ funktionieren Mindmaps hier auch wunderbar.
Methoden zur Wissensdokumentation und -organisation
Handbücher und Richtlinien: Handbücher und Richtlinien können dazu beitragen, das betriebsspezifische Wissen zu dokumentieren und zu verbreiten. Hierbei werden in der Regel Best Practices und Verfahrensanweisungen festgehalten.
Online-Datenbanken: Online-Datenbanken können genutzt werden, um das Wissen zu dokumentieren und zu teilen. Hierbei können verschiedene Arten von Wissen gespeichert werden, wie z.B. Projektdokumentationen, Videos, Schulungsmaterialien usw. Solche Datenbanken (bzw. Plattformen) lassen sich z.B. auf Basis von Microsoft SharePoint gut abbilden.
Wikis: Wikis sind eine recht einfache Möglichkeit, Wissen zu dokumentieren und mit anderen Personen zu teilen. Hierbei können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam an der Erstellung des Wikis arbeiten. Des Weiteren hat es den Vorteil, dass es in der Regel von überall aus aufgerufen werden kann.
Schulungen und Workshops: Schulungen und Workshops können ebenfalls helfen, Wissen zu dokumentieren und zu verbreiten. Hierbei werden Schulungsmaterialien und Präsentationen erstellt, im Nachgang aufbereitet und entsprechend abgelegt.
Entwicklung standardisierter Vorlagen (Templates): Dadurch wird eine einheitliche Strukturierung der Wissensbestände erreicht, wodurch das Wissen leichter zugänglich und besser vergleichbar wird.
Prozess-Dokumentationen: Dadurch wird Wissen über bestimmte Abläufe/Vorgehensweisen standardisiert. Einheitliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen erleichtern die Umsetzung und sorgen für konsistente Ergebnisse.
Auch Wissenslandkarten können neben der Wissensidentifikation auch im Bereich der Dokumentation von Wissen eingesetzt werden.
Methoden zur Wissens(ver)teilung
Mentoring & Coaching: Erfahrene Mitarbeitende können als Mentoren oder Coaches fungieren und ihr Wissen an jüngere Mitarbeitende weitergeben. Eignet sich durch die persönliche Betreuung vor allem zur Weitergabe ganz spezifischer Fähigkeiten/Kompetenzen. Das Pendant dazu ist das sog. Reverse-Mentoring, bei dem ältere Mitarbeitende von jüngeren lernen.
Meetings und Konferenzen, Videos & Webinare können dazu beitragen, Wissen & Informationen zu verbreiten. Hierbei können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitsergebnisse und ihre Erfahrungen, z.B. in Form von Präsentationen mit anderen Personen teilen. Video-Tutorials eigen sich vor allen Dingen im Bereich orts- und zeitunabhängiges Lernen, soz. „on-demand“.
Auch Wikis und Wissensdatenbanken/-plattformen können dazu beitragen, das Wissen im Unternehmen oder in der Organisation zu verbreiten. Hierbei können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Wissen zugreifen, das von anderen erstellt wurde.
Kontinuierlicher Wissensaustausch: Eine Kultur des offenen Austauschs fördert die Wissensverteilung sowie den Wissenserhalt. Regelmäßige Besprechungen und Feedback-Schleifen sorgen dafür, dass das Wissen ständig aktualisiert und weitergegeben wird.
Methoden zur Wissensnutzung
Bewusstsein schaffen: Sensibilisieren der Mitarbeitenden für die Bedeutung der Nutzung des vorhandenen Wissens und die Auswirkungen auf deren tägliche Arbeit. Aufzeigen, inwieweit das vorhandene Wissen ihnen helfen kann, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen.
Zugänglichkeit sicherstellen: Es sollten Wissensmanagement-Systeme, Datenbanken oder Tools implementiert werden, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, auf Wissen und Informationen schnell und möglichst „barrierefrei“ zuzugreifen und es einfach zu durchsuchen.
Integration des Wissens in die Arbeitsprozesse der Mitarbeitenden: Es sollte sichergestellt werden, dass relevantes Wissen z.B. in Schulungsunterlagen, Arbeitsanweisungen, Leitfäden, Richtlinien oder anderen Dokumenten sinnvoll eingebettet ist, um den Mitarbeitenden bei Bedarf als Hilfsmittel zur Verfügung zu stehen.
Führung und Vorbildfunktion: Gerade Führungskräfte sollten eine Vorbildfunktion einnehmen und das vorhandene Wissen aktiv nutzen.
Daneben kann ein lernförderliches Arbeitsklima oder bestimmte Anreizsysteme (z.B. durch Auszeichnungen o.Ä.) auch zur Wissensnutzung eingesetzt werden.
Fazit
Die Auswahl bestimmter Methoden hängt jeweils von den spezifischen Anforderungen und Zielen des Unternehmens oder der Organisation ab. Oftmals ist es auch sinnvoll, mehrere Methoden zu kombinieren, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Falls du mehr zum Thema Wissensmanagement erfahren möchtest oder konkrete Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung von Wissensmanagement in deinem Unternehmen benötigst, kannst du dich jederzeit bei mir melden. Gerne können wir uns im ersten Schritt mal kostenlos und unverbindlich dazu austauschen. Am besten vereinbarst du direkt hier einen Termin (via MS Teams) mit mir. Ich freu mich drauf!
(*) Das ist ein Partner-Link. Ich empfehle dir nichts, was ich nicht selbst kenne, selbst getestet habe oder selbst besitze!