Wissen und Informationen erfassen mit Microsoft Forms

Was ist Microsoft Forms?

Microsoft Forms ist ein webbasiertes Tool innerhalb von Microsoft 365 (ehemals Office 365). Es ermöglicht Benutzern das einfache Erstellen von Formularen, Umfragen, Fragebögen, oder Abstimmungen. Auch ein Quiz zur Wissensabfrage kann mit Forms erstellt werden. Diese Formulare können online geteilt oder auch in Websites eingebettet werden. Ebenso lässt sich für jedes Formular ein QR-Code generieren, über dessen Scan das Formular abgerufen werden kann. So ein QR-Code könnte dann z.B. im Büro platziert werden und auf ein Formular zum Kaffee nachbestellen o.Ä. verlinken. Die gesammelten Daten werden automatisch erfasst und können in übersichtlichen Berichten und Diagrammen angezeigt werden.

Wie funktioniert Microsoft Forms?

Microsoft Forms bietet eine Vielzahl von Funktionen, um die Erstellung von Umfragen, Fragebögen und anderen Formularen einfach und effizient zu gestalten. Hier sind einige der Hauptfunktionen von Microsoft Forms:

• Benutzerfreundliche Oberfläche: Die Benutzeroberfläche von Microsoft Forms ist intuitiv und benutzerfreundlich, was die Erstellung von Formularen auch für Einsteiger erleichtert.
• Verschiedene Fragetypen: Sie können aus verschiedenen Fragetypen wählen, darunter Textfelder, Mehrfachauswahl, Dropdown-Menüs, Bewertungen und mehr.
• Anpassungsmöglichkeiten: Sie können Formulare individuell gestalten, indem Sie Farben, Hintergrundbilder, Themen oder auch Hintergrundmusik auswählen. Auch verschiedene Vorlagen sind standardmäßig verfügbar.
• Teilen und Einbetten: Formulare können über Links geteilt oder in Websites oder E-Mails eingebettet werden. Auch QR-Codes lassen sich für jedes Formular generieren.
• Kollaboration: Mehrere Benutzer können gleichzeitig an einem Formular arbeiten und es gemeinsam bearbeiten. Formulare lassen sich auch ganz einfach in Microsoft Teams teilen.
• Sammeln von Antworten: Die Antworten der Teilnehmer werden automatisch erfasst und in übersichtlichen Berichten und Diagrammen dargestellt. Seit Kurzem gibt es in Forms auch einen Präsentationsmodus, sodass sie die erfassten Daten auch gegenüber anderen Personen einfach und anschaulich darstellen können.
• Echtzeit-Analyse: Sie können die Ergebnisse in Echtzeit verfolgen und analysieren. Die Zusammenfassung der Antworten lässt sich auch drucken oder kann als Link für andere Personen freigegeben werden.
• Quiz-Modus: Microsoft Forms verfügt über einen Quiz-Modus, bei dem jeder Frage ein bestimmte Punkte-Anzahl vergeben werden kann. Dies eignet sich vor allem für Wissensabfragen zu bestimmten Themenbereichen. Hier lässt sich auch ein Timer einbauen, um die Zeit zur Bearbeitung des Quiz zu begrenzen.
• Datenschutz und Sicherheit: Formulare können so eingestellt werden, dass sie nur für bestimmte Personen zugänglich sind, und die gesammelten Daten werden sicher in der Microsoft 365 Cloud gespeichert.
• Integration mit anderen Microsoft-Diensten: Microsoft Forms kann nahtlos mit anderen Microsoft-Diensten wie Excel oder Power BI integriert werden, um Daten weiter zu analysieren und zu nutzen.

All diese Funktionen machen Microsoft Forms insgesamt zu einem flexiblen und vielseitigen Werkzeug.

Wie können Handwerksbetriebe Microsoft Forms nutzen?

Forms lässt sich u.a. einsetzen, um betriebsspezifische Abläufe zu optimieren. Nachfolgend mal einige Beispiele:

Kundenbefragungen: Nach abgeschlossenen Projekten Feedback von Kunden einholen, um die Kundenzufriedenheit zu messen oder Verbesserungspotenzial zu identifizieren.

Angebotsanfragen: Formulare, über die potenzielle Kunden (z.B. über die Einbettung auf der Website des Unternehmens) Angebotsanfragen einreichen können. Durch die Abfrage aller erforderlichen Informationen lassen sich Angebote genauer erstellen.

Terminvereinbarungen: Kunden die Möglichkeit geben, Termine über ein Formular anzufragen. Dies lässt den Terminierungsprozess insgesamt effizienter ablaufen.

Mitarbeiter-Umfragen: Zur Sammlung von Mitarbeiter-Feedback, z.B. zu Betriebsabläufen, Schulungsbedarf oder anderen internen Angelegenheiten. Oder zur Abfrage der allgemeinen Stimmung im Team (z.B. als anonyme Abfrage). Ebenso lassen sich Verbesserungsvorschläge ideal mit einem Formular erfassen. Diese können dann beispielsweise in regelmäßigen Besprechungen aufgegriffen und deren Umsetzung geplant werden.

Veranstaltungen: Zur Information der Mitarbeitenden über anstehende Firmenveranstaltungen, Schulungen und Weiterbildungen. Auch das Anmeldeverfahren kann dabei über Forms abgebildet werden.

Lagerverwaltung: Formulare zur Erfassung des Lagerbestands, um Materialbedarf zu ermitteln oder Bestellungen aufzugeben.

Praxisbeispiel: Materialbestellungen

Was passiert mit den erfassten Daten?

Diese Daten können dann z.B. in einer SharePoint-Liste gesammelt werden. Das hat den Vorteil, dass die Daten dann im Nachgang auch noch weiterverarbeitet werden können. Zum Beispiel kann über Microsoft PowerAutomate ein Workflow angestoßen werden, der dann bei jeder Materialerfassung bzw. -bestellung eine E-Mail an die zuständige Person mit den entsprechenden Informationen sendet. Diese Person kann sich dann um die Bestellung kümmern. Denkbar wäre auch die Erstellung einer Aufgabe innerhalb des Microsoft Planners. So würde die Liste dann aussehen, wenn diese mit dem Formular zur Materialbestellung über PowerAutomate mit einer SharePoint-Liste „verknüpft“ wurde:

Wie man eine solche Liste erstellt und wie der Workflow zur automatischen „Befüllung“ dann aussieht, werde ich an dieser Stelle erst mal nicht weiter ausführen. Hierzu wird zeitnah noch ein separater Artikel kommen.

Fazit

Zusammenfassend bietet Microsoft mit Forms ein leistungsstarkes und benutzerfreundliches Tool zur effizienten Wissens- und Informationserfassung. Durch vielfältige Fragetypen, Anpassungsmöglichkeiten ermöglicht es die einfache Erstellung individueller Formulare. Die automatische Datenerfassung, Echtzeit-Analyse und Integration mit anderen Microsoft-Diensten steigern die Effektivität zusätzlich. Gerade für Unternehmen, die täglich mit Formularen arbeiten, z.B. für Bau-Tagesberichte, Stundenlohnarbeiten, Urlaubsanträge etc. eine sehr interessante Sache.

Falls du mehr zum Thema Wissensmanagement erfahren möchtest oder auf der Suche nach konkreten Umsetzungsmöglichkeiten für dein Unternehmen bist, darfst du mich natürlich jederzeit kontaktieren. Gerne können wir uns im ersten Schritt mal unverbindlich (und kostenlos) dazu austauschen!