Die automatisierte Formularverarbeitung ist ein Prozess, der es ermöglicht, die Eingaben aus einem Forms-Formular direkt in eine SharePoint Liste zu übertragen, ohne zusätzliche manuelle Schritte. Dies erreicht man durch die Kombination folgender MS 365 Apps: Microsoft Forms, Microsoft Lists, Microsoft SharePoint Online (da sich hier die Liste befindet, die wir mit Daten „befüllen“ wollen) und Microsoft PowerAutomate. Der Prozess besteht aus den folgenden Schritten:
Formular erstellen
Als erstes erstellen wir ein Formular mit Microsoft Forms, das die gewünschten Fragen und Daten enthält. Das Formular kann entweder aus einer Vorlage erstellt oder individuell gestaltet werden. In unserem Beispiel wollen wir innerhalb eines Intranets ein Formular zur Sammlung von Verbesserungsvorschlägen zur Verfügung stellen. Das Formular ist in einem eigenständigen Formular-Bereich (SharePoint Webpart „Quick-Links“) eingebettet, der in etwa so aussehen könnte:
Dieser Formular-Bereich umfasst also mehrere klickbare Elemente, u.a. das Formular für Verbesserungsvorschläge. Klickt man nun auf diesen Button, öffnet sich das entsprechende Formular innerhalb von Microsoft Forms. In unserem Beispiel bestehend aus zwei ganz einfachen Fragen in Form von mehrzeiligen Text-Feldern:
Hier hat der Benutzer dann die Möglichkeit, seine Vorschläge einzutragen und dann das Formular abzusenden. Die Antworten werden hierbei anonym übermittelt. Der entsprechende Hinweis dazu wurde auch im Beschreibungsfeld des Formulars zusätzlich gegeben.
Liste erstellen
Um nun eine automatisierte Speicherung bzw. Eintragung der Formulareinträge zu erreichen, brauchen wir im nächsten Schritt eine dazu gehörige Liste. Wir wechseln also zu Microsoft Lists und erstellen eine neue Liste. Ich würde empfehlen, die Liste so zu benennen wie das Formular, also z.B. „Liste für Verbesserungsvorschläge“:
Wichtig: Da wir die Liste auf einer SharePoint Website haben wollen, speichern wir diese im bei „Speichern unter“ entsprechend ab. Standardmäßig werden Listen unter „Meine Listen“ gespeichert, was zur Folge hat, dass diese hinterher nicht auf einer SharePoint Seite eingebunden werden können. Also hier die SharePoint Website auswählen.
Wenn die Liste erstellt ist, hat man innerhalb der Liste u.a. die Möglichkeit, die Listen-Spalten zu bearbeiten. Es empfiehlt sich, dass die Spalten den gleichen oder zumindest einen ähnlichen Namen wie die Fragen im Formular haben. Das erleichtert uns später die Erstellung des PowerAutomate Flows. In unserem Beispiel benennen wir die Spalten um in „Was stört dich?“ und „Wie könnte man es besser machen?“. An diesem Punkt wären wir dann erst mal fertig, was die Liste betrifft.
PowerAutomate Flow erstellen
Jetzt geht es darum, Formular und Liste miteinander zu verknüpfen. Das machen wir mit Microsoft PowerAutomate. Hierfür erstellen wir einen automatisierten Cloud-Flow. Der Flow also soll jedes Mal automatisiert ausgelöst werden, wenn ein neuer Formulareintrag abgesendet wird. Zusätzlich bauen wir in diesen Flow noch eine E-Mail-Benachrichtigung ein bei Formulareingang ein. Der Flow sieht dann insgesamt so aus:
Und wenn dieser richtig eingestellt ist wird die Liste dann automatisch befüllt. Das Ergebnis könnte dann in unserem Beispiel so aussehen:
Fazit
Durch die automatisierte Formularverarbeitung kann die Datenerfassung und -verwaltung effizienter und fehlerfreier gestaltet werden. Außerdem können die Daten aus der Liste für weitere Analysen, Berichte oder Aktionen genutzt werden.
Falls du Fragen zum Thema Wissensmanagement oder wissen willst, wie genau man einen solchen Workflow erstellen und einsetzen kann, darfst du dich jederzeit bei mir melden. Gerne können wir uns mal gemeinsam dazu austauschen und schauen, wie ich dir bei der Einführung bestimmter Methoden oder Tools helfen kann. Du darfst natürlich auch jederzeit auf meiner (ziemlich neuen) Facebook-Seite zum Thema Wissensmanagement vorbeischauen, würde mich freuen!