Wissen ist eine wertvolle Ressource für jedes Unternehmen, besonders in Zeiten des Fachkräftemangels und des demografischen Wandels. Doch wie kann man das Wissen von langjährigen Mitarbeitern, die bald in den Ruhestand gehen oder das Unternehmen verlassen, für die Zukunft sichern und an die nachfolgenden Generationen weitergeben? Eine bewährte Methode im Bereich des Wissensmanagements ist hierbei das Experteninterview, bei dem man gezielt Fragen zu bestimmten Themen stellt, um das Erfahrungswissen der Experten zu erfassen und zu dokumentieren. Doch wie kann man solche Interviews effizient und einfach gestalten, ohne viel Zeit und Geld zu investieren?
Wie Microsoft Forms für Handwerksbetriebe nützlich sein kann
Handwerksbetriebe sind oft mit der Herausforderung konfrontiert, das Wissen ihrer langjährigen Mitarbeiter zu bewahren und an die jüngeren Kollegen weiterzugeben. Dieses Wissen umfasst nicht nur technische Fertigkeiten, sondern auch Wissen über Kundenbeziehungen, Marktkenntnisse oder betriebliche Abläufe. Mit Microsoft Forms können Handwerksbetriebe einfach und kostengünstig Fragebögen erstellen, um das Erfahrungswissen ihrer Mitarbeiter zu erfassen und zu dokumentieren. Die Fragebögen können zum Beispiel auch vor oder nach einem Projekt oder bei einem Mitarbeitergespräch eingesetzt werden. Die Ergebnisse können dann als Grundlage für Schulungen, Handbücher, Best-Practice-Beispiele dienen oder in einen Onboarding-Prozess einfließen.
Microsoft Forms – einfaches Tool zur Erstellung von Fragebögen
Microsoft Forms ist Teil der Microsoft 365 Suite und lässt sich mit anderen Anwendungen wie Word, Excel oder Teams verknüpfen. Mit Microsoft Forms kann man verschiedene Arten von Fragen formulieren, wie zum Beispiel Multiple-Choice, Text, Bewertung oder Datum. Man kann auch Bilder, Videos oder Logos einfügen, um den Fragebogen ansprechender zu gestalten. Die Fragebögen können per Link, QR-Code oder E-Mail an die Befragten gesendet werden, die sie dann auf jedem Gerät ausfüllen können. Die Ergebnisse werden automatisch in Echtzeit ausgewertet und können als Diagramme oder Tabellen angezeigt oder exportiert werden. Alternativ kann man sich auch einen kleinen PowerAutomate-Flow erstellen, der alle Antworten zentral in einer SharePoint-Liste speichert.
Warum Microsoft Forms für Einsteiger gut geeignet ist
Microsoft Forms ist ein ideales Tool für Einsteiger, die noch keine Erfahrung mit der Erstellung von Fragebögen haben oder die keine komplexen Funktionen benötigen. Es ist sehr benutzerfreundlich und intuitiv, man braucht keine Programmierkenntnisse oder spezielle Schulungen, um nutzen zu können. Forms ist zudem sehr flexibel und anpassbar, man kann jederzeit Fragen hinzufügen, ändern oder löschen.
Wie kann so ein Fragebogen aussehen?
Hier mal ein kleines Beispiel, wie ich es in einem Malerbetrieb mit 30 Mitarbeitern eingesetzt habe:
Die Fragen beziehen sich zunächst einmal auf den Projektablauf. Im weiteren Verlauf beinhaltet der Fragenkatalog dann auch Fragen zum Umgang mit Kunden, also z.B.
- Was beachtest du, bevor du mit einem Kunden zur Abnahme alles durchgehst?
- Was beachtest du im Umgang mit „speziellen“ Kunden?
Am Ende wurde hier auch noch ein kleiner persönlicher Bereich eingebaut mit Fragen wie z.B.
- Was macht deinen Beruf aus?
- Was würdest du dir im beruflichen Zusammenhang wünschen, wenn du 3 Wünsche frei hättest?
- Wie sieht dein optimales Arbeitsumfeld aus?
Ziel des Ganzen soll sein, die gewonnenen Erkenntnisse einerseits in einen strukturierten Einarbeitungs-Prozess einzubauen, andererseits betriebsinterne Leitfäden daraus abzuleiten, die dann beispielsweise im Intranet (auf SharePoint-Basis) für alle Mitarbeitenden verfügbar und abrufbar gemacht werden können.
Falls du noch Fragen hast, darfst du dich jederzeit bei mir melden. Gerne können wir uns mal gemeinsam dazu austauschen und schauen, wie ich dir bei der Einführung bestimmter Methoden oder Tools helfen kann. Du darfst natürlich auch jederzeit auf meiner Facebook-Seite zum Thema Wissensmanagement vorbeischauen, würde mich sehr freuen!