Das Intranet hat sich zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen entwickelt, um z. B. die interne Kommunikation zu stärken und den Wissens- und Informationsaustausch zu verbessern. In der heutigen digitalen Welt ist ein modernes Intranet entscheidend, um mit den dynamischen Anforderungen einer vernetzten Gesellschaft Schritt zu halten. Heute befassen wir uns mit einigen entscheidenden Erfolgsfaktoren, die ein modernes Intranet auszeichnen.
Benutzerfreundlichkeit und intuitives Design
Ein modernes Intranet sollte leicht und verständlich aufgebaut und einfach zu bedienen sein. Dabei sollte man ein möglichst intuitives Design wählen, um die Benutzer ohne aufwändige Schulungen einbeziehen zu können. Klare Menü-Führungen, eine übersichtliche Anordnung von Inhalten sowie eine benutzerfreundliche Navigation sind hier entscheidend. So erhöht man zudem die Akzeptanz und somit auch die Nutzung des Intranets. Microsoft SharePoint Online ist hier sehr flexibel und anpassbar. Es ermöglicht Unternehmen, ihr Intranet entsprechend ihren Anforderungen zu gestalten. Beispielsweise stehen unterschiedliche Website-Vorlagen, Seitenlayouts oder Farbschemata zur Verfügung. Auch die verschiedenen Webparts bieten flexible Anpassungsmöglichkeiten.
Mobiler Zugang
Die Arbeitswelt wird zunehmend mobil. Mitarbeitende erwarten daher auch, dass sie jederzeit und von überall auf Wissen und Informationen zugreifen können, unabhängig vom jeweiligen Endgerät. Mit SharePoint Online als cloudbasierter Plattform ist dies ohne Weiteres möglich.
Integration in andere Anwendungen
Die nahtlose Integration in andere Anwendungen des Unternehmens, wie z.B. E-Mail, Dokumentenmanagement oder Projektmanagement-Tools ist ein weiterer Schlüssel für die Effizienz des Intranets. Durch die Verknüpfung verschiedener Systeme lassen sich redundante Arbeitsschritte oder Medienbrüche vermeiden. Mitarbeitende können produktiver arbeiten, indem sie auf alle relevanten Informationen über zentrale Stelle zugreifen können. SharePoint Online ist nahtlos in die Microsoft 365 Umgebung integriert, was eine reibungslose Kommunikation und Kollaboration ermöglicht. Andere Apps, wie z.B. Forms, Lists, PowerAutomate etc. lassen sich problemlos einbinden.
Dokumentenmanagement
Unternehmen können ihre Dokumente zentral in SharePoint speichern, was zu einer einfacheren Organisation und Auffindbarkeit führt. Daneben bietet SharePoint eine automatische Versionierung von Dokumenten. Das bedeutet, dass bei jeder Bearbeitung eines Dokuments eine neue Version erstellt wird. Benutzer können jedoch auf vorherige Versionen zugreifen oder Änderungen nachverfolgen. Außerdem lassen sich Dokumente mit Metadaten versehen oder mit Tags kategorisieren, um die Suche zu erleichtern. Somit wird eine schnelle und präzise Auffindbarkeit von relevanten Dokumenten gewährleistet.
Kosteneffizienz
Da SharePoint Online eine cloudbasierte Plattform ist, entfällt die Notwendigkeit, eigene physische Server zu betreiben. Dies reduziert Kosten für Erwerb, Betrieb und Wartung von Hardware. Ebenso übernimmt Microsoft die Verantwortung für regelmäßige Aktualisierungen von SharePoint. Man muss sich also kein Gedanken über manuelle Updates machen, was letztendlich auch zu einer Reduzierung des Bedarfs an IT-Personal und -Ressourcen führt. Da SharePoint ein Teil innerhalb von Microsoft 365 ist, können Mitarbeitende, die bereits mit anderen Microsoft-Anwendungen vertraut sind, den Umgang mit SharePoint relativ schnell erlernen. Schulungen oder umfassender Support ist sind daher in der Regel nicht notwendig.
Fazit
Insgesamt bietet SharePoint ein umfassendes Gesamtpaket, welches unterschiedliche Anforderungen an Wissensmanagement, Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit, Flexibilität und Kosteneffizienz erfüllt. Die Entscheidung für SharePoint als Basis für ein modernes Intranet ist daher eine strategische Investition in die Produktivität und Effizienz von Unternehmensprozessen.
Falls du Fragen zum Thema Wissensmanagement oder ganz speziell zum Thema SharePoint Online hast, kannst du dich jederzeit bei mir melden. Gerne können wir uns gemeinsam dazu austauschen und schauen, wie ich dir bei der Einführung von Wissensmanagement vielleicht helfen kann. Gerne darfst du natürlich auch jederzeit auf meiner (ziemlich neuen) Facebook-Seite zum Thema Wissensmanagement vorbeischauen, würde mich freuen!