Handwerk im digitalen Umbruch: Prozesse mit Microsoft 365 transformieren!

Microsoft 365 ist eine cloudbasierte Plattform, die verschiedene Anwendungen und Dienste für die moderne Arbeitswelt bietet. Dazu gehören unter anderem bekannte Programme wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive, OneNote, Planner, Forms, PowerAutomate und noch einige weitere. Mit Microsoft 365 kannst du nicht nur Dokumente erstellen, bearbeiten, teilen und speichern, sondern auch mit deinen Mitarbeitern, Kunden und Partnern kommunizieren, zusammenarbeiten und Projekte managen. Außerdem kannst du mit Microsoft 365 deine Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren, indem du individuelle Workflows erstellst, die exakt auf deine spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.

Warum ist Microsoft 365 für Handwerksbetriebe so interessant?

Für Handwerksunternehmen ist Microsoft 365 besonders interessant, weil es ihnen hilft, die vielfältigen Herausforderungen, die die digitale Transformation mit sich bringt, zu meistern. Handwerksunternehmen stehen vor vielen Aufgaben, wie zum Beispiel die Koordination von Baustellen, die Verwaltung von Materialien und Ressourcen, die Abrechnung von Leistungen, die Einhaltung von Qualitätsstandards, die Gewinnung und Bindung von Kunden, die Optimierung von Arbeitsabläufen, die Steigerung der Produktivität, die Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit usw. Mit Hilfe von Microsoft 365 lassen sich diese Aufgaben wesentlich einfacher, effizienter und kundenorientierter erledigen.

Welche Apps für welche Prozesse?

• Teams: Mit Teams kannst du mit deinen Mitarbeitern, Kunden und Partnern in Echtzeit kommunizieren, chatten, telefonieren, Videokonferenzen abhalten, Dateien teilen und gemeinsam bearbeiten. Sie können auch Teams und Kanäle erstellen, um verschiedene Themen und Projekte zu organisieren, und Apps und Bots integrieren, um Ihre Arbeit zu erleichtern.
• SharePoint: Mit SharePoint lassen sich Websites erstellen, um Informationen und Ressourcen zentral zu verwalten und zugänglich zu machen. Du kannst auch Listen und Dokumenten-Bibliotheken verwenden, um Daten und Dokumente zu speichern, zu filtern, zu sortieren und zu aktualisieren.
• OneDrive: Mit OneDrive kannst du deine Dateien in der Cloud speichern, synchronisieren, sichern und jederzeit und überall darauf zugreifen. Du kannst sie auch mit anderen teilen und gemeinsam bearbeiten, und die Versionsverwaltung und die Wiederherstellungsfunktion nutzen, um Änderungen nachzuverfolgen und zu korrigieren.
• OneNote: Mit OneNote kannst du Notizen erstellen, organisieren und teilen, die Text, Bilder, Audio, Video, Links, Tabellen, Zeichnungen und mehr enthalten können. Diese Notizen kannst du auch mit anderen synchronisieren und gemeinsam bearbeiten, und sie mit anderen Apps und Diensten verknüpfen, was die Arbeit nochmals erleichtert.
• Planner: Mit dem Planner kann man Projekte planen, Aufgaben erstellen, zuweisen, verfolgen und aktualisieren, Fristen und Prioritäten festlegen, Kommentare und Anhänge hinzufügen, um den Fortschritt und den Status von Projekten zu überwachen. Der Planner lässt sich auch problemlos in Teams und Outlook integrieren, um Ihre Arbeit zu koordinieren.
• Forms: Mit Forms lassen sich Umfragen, Quizze, Abstimmungen und Formulare erstellen, um Feedback, Daten und Meinungen von Ihren Mitarbeitern, Kunden und Partnern zu sammeln.
• PowerAutomate: Mit PowerAutomate kann man individuelle Workflows erstellen, die verschiedene Apps und Dienste miteinander verbinden, um Ihre Geschäftsprozesse zu automatisieren. Man kann hier aus Hunderten von vorgefertigten Vorlagen wählen, oder eigene Workflows mit einem einfachen Drag-and-Drop-Editor erstellen.

Wie kann man einen typischen Geschäftsprozess in einem Handwerksbetrieb digitalisieren und automatisieren?

Als Beispiel dient uns heute ein einfach gehaltener Bestellprozess. Dieser soll in einem Handwerksbetrieb mit den Apps, Forms, Lists und PowerAutomate umgesetzt werden. Folgende Schritte sind hierfür notwendig:

• Formular mit Microsoft Forms erstellen, das alle notwendigen Informationen für eine Bestellung abfragt, z. B. Kundenname, Artikel, Anzahl, Preis, Lieferadresse, Zahlungsart usw. Man kann hier auch optionale Felder hinzufügen, wie z. B. Bemerkungen, Wünsche oder Beschwerden.
• Liste mit Microsoft Lists erstellen, die als Datenbank für alle eingehenden Bestellungen dient. Die Liste mit dem Formular verknüpfen, sodass jede ausgefüllte Antwort über das Formular automatisch als ein neuer Eintrag in der Liste erscheint. Die Liste lässt sich auch anpassen, um verschiedene Ansichten, Filter, Sortierungen oder Spalten zu erstellen, die für Ihren Prozess relevant sind, z. B. Bestellstatus, Priorität, Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum usw.
• Workflow mit Power Automate erstellen, der die Bestellungen automatisch bearbeitet, je nach den Kriterien, die du festlegst. Man kann verschiedene Aktionen auslösen, wie z. B. E-Mails senden, Rechnungen erstellen, Zahlungen verfolgen, Lieferungen bestätigen, Erinnerungen verschicken, Berichte generieren usw. Oder auch Bedingungen, Verzweigungen oder Schleifen einbauen, um den Workflow an Ihre Geschäftslogik anzupassen, z. B. wenn eine Bestellung storniert wird, wenn eine Zahlung fehlt, wenn eine Lieferung verspätet ist usw.

In unserem Beispiel wird dann ein Eintrag in einer Microsoft Lists-Liste erzeugt, die dann so aussieht:

Als zusätzliches Feature kann auch noch Outlook hinzugezogen werden, um eine automatisierte E-Mail an einen bestimmten Personenkreis nach jeder eingegangenen Bestellung zu versenden.

Ebenso kann eine solche Liste auch mit dem Planner verknüpft werden. So könnte man nach Erstellung eines Listen-Elements eine Aufgabe generieren und diese der zuständigen Peron dann zuweisen (lassen). Wie du siehst, sind hier relativ viele Szenarien denkbar.

Fazit: Vorteile für Handwerksunternehmen durch die Nutzung von Microsoft 365

• Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren, indem individuelle Apps und Workflows erstellt werden, die auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind.
• Kommunikation und Zusammenarbeit mit Mitarbeitern, Kunden und Partnern verbessern, indem verschiedene Kanäle und Plattformen genutzt werden, die in Echtzeit synchronisiert werden.
• Daten und Dokumente zentral verwalten und zugänglich machen, indem man die Cloud nutzt, die Sicherheit, Flexibilität und Skalierbarkeit bietet.
• Produktivität und Effizienz steigern, indem Arbeitsabläufe optimiert, ihre Ressourcen besser genutzt, die Qualität erhöht, Fehler reduziert, Fristen eingehalten und Kosten gesenkt werden.
• Kundenzufriedenheit und -bindung erhöhen, indem Leistungen schneller, transparenter und professioneller erbracht werden können sowie das Kunden-Feedback und deren Meinungen berücksichtigt werden.
• Wettbewerbsfähigkeit und Innovation fördern, indem sie sich an die Veränderungen und Trends der digitalen Transformation anpassen, und neue Möglichkeiten und Märkte erschließen.

Falls du noch Fragen hast, darfst du dich jederzeit bei mir melden. Gerne können wir uns mal gemeinsam dazu austauschen und schauen, wie ich dir bei der Einführung bestimmter Methoden oder Tools helfen kann. Du darfst natürlich auch jederzeit auf meiner Facebook-Seite zum Thema Wissensmanagement vorbeischauen, würde mich sehr freuen!