Wissen gehört zu den wertvollsten Ressourcen eines Unternehmens. Gerade in der heutigen Zeit, in der sich Unternehmen in einem komplexen und dynamischen Umfeld mit rasend wachsenden Informations- und Kommunikationstechnologien wiederfinden, ist Wissen ein entscheidender Faktor bei der Sicherung der Leistungs- und Qualitätsfähigkeit eines Unternehmens. Auch die Revision der Norm ISO 9001:2015 geht auf die immer stärker werdenden Anforderungen ein und fordert ein gut strukturiertes Wissensmanagement. Jedoch ist der Umgang mit der Ressource Wissen für viele klein- und mittelständische Unternehmen – und gerade für Handwerksbetriebe – noch keine Selbstverständlichkeit. Folgende Schritte zeigen, wie Unternehmen Wissensmanagement einführen und dabei die Dimensionen Technik, Organisation und Mensch (TOM) miteinander vereinen können. Denn beim Wissensmanagement geht es vor allem darum, das Wissen der Mitarbeiter und im Betrieb insgesamt zu erschließen und mit Hilfe von technischen Mitteln idealerweise für alle zeit- und ortsunabhängig zugänglich zu machen.
Schritt 1: Projekt „Wissensmanagement“ initiieren
Am Anfang des Projekts „Wissensmanagement einführen“ sollte immer die Formulierung eines Ziels stehen. Hier lohnt sich die Beantwortung folgender Fragen: Warum ist Wissensmanagement wichtig für uns? Was wollen wir durch Wissensmanagement langfristig erreichen?
Ein weiterer wichtiger Schritt der ersten Phase ist die Aufstellung eines Projektteams und die Klärung der Verantwortlichkeiten. Dazu gehört auch die Erstellung eines Zeitplans, um den Zeitaufwand für das Projekt abzuschätzen. Zusätzlich lohnt es sich, wenn zunächst ein Schwerpunkt gesetzt wird, wo das Wissensmanagement eingeführt wird. Als Pilotprojekt kommt bspw. eine Abteilung oder ein spezielles Aufgabengebiet in Frage. Ebenso sollten hier auch bereits erste Ziele definiert werden. Wobei soll Wissensmanagement helfen? Was wollen wir damit erreichen? Effizienz steigern? Qualität verbessern? Innovationsfähigkeit erhöhen?
Schritt 2: Bestandsaufnahme/IST-Analyse
In der Analysephase wird der gegenwärtige Status des Wissensmanagements im Unternehmen unter die Lupe genommen. Hier gilt es Vorgehensweisen, Methoden und Prozesse auf ihre Zukunftsfähigkeit hin zu überprüfen. Dazu bieten sich insbesondere workshopbasierte Verfahren und Mitarbeiterbefragungen an. Für die Bestandsaufnahme eignet sich besonders die Beantwortung folgender Fragen: Welches Wissen wird aktuell in welchen Arbeitsschritten benötigt. erzeugt oder angewendet? Welche Werkzeuge zur Unterstützung des Wissensmanagements nutzt das Unternehmen bereits? Welche Werkzeuge müssen angeschafft, angepasst oder weiterentwickelt werden? In diesem Schritt sollte als Ergebnis auch eine Übersicht entstehen über die vorhandenen Wissensquellen im Unternehmen, wie z.B. Datenbanken, Dokumente, interne/externe Experten etc.
Darüber hinaus sollten auch die Schlüsselbereich identifiziert werden, in denen der dringendste Bedarf an Wissensmanagement herrscht (z.B. Kundenmanagement, Fertigung, Montage, …)
Schaffen Sie auch entsprechendes Bewusstsein: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die Vorteile des Wissensmanagements informiert sind. Es ist wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden verstehen, warum Wissensmanagement wichtig ist und wie es ihnen helfen kann, ihre Arbeit effektiver zu erledigen.
Schritt 3: Wissensmanagement entwickeln
In dieser Phase werden geeignete Lösungen für das Wissensmanagement ausgewählt und deren Umsetzung geplant. Dazu gehört die zum einen die Auswahl von technischen Systemen (Datenbanken, Wikis, Intranet etc.), zum anderen beispielsweise Methoden zur Verbesserung der Wissenskommunikation auf personeller Ebene. Anhand von gemeinsam festgelegten Zielen und konkreten Kriterien lässt sich dann erkennen, welche Maßnahmen im welchem Umfang gegriffen haben. Planen Sie auch die Umsetzung: Entwickeln Sie einen konkreten Plan, wie Sie Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen einführen möchten. Dazu gehört auch die Festlegung von Verantwortlichkeiten und Ressourcen. Erfahrungsgemäß ist die Einführung von Wissensmanagement keine Sache, die mal eben neben dem Tagesgeschäft mitlaufen kann. Das sollten Sie berücksichtigen!
Schritt 4: Wissensmanagement implementieren
Die Umsetzungsphase dauert in der Regel am längsten, da sie mit der Anpassung der internen Unternehmensabläufe und der Schaffung neuer Funktionen (z.B. „Wissensmanager“) einhergeht. Bei der Implementierung von komplexeren Lösungen, z.B. die Einführung eines neuen IT-Systems lohnt es sich, ein eigenes Projekt mit entsprechendem Budget und Verantwortlichkeiten aufzusetzen. Hier muss auch bedacht werden, dass die Mitarbeitenden, die zukünftig mit dem System arbeiten sollen, entsprechend geschult werden. Die neuen Methoden und Werkzeuge müssen dann schließlich in die Unternehmensabläufe integriert werden. Hierfür müssen Prozessbeschreibungen u.U. angepasst und neue Vorlagen entworfen hierfür werden. And dieser Stelle setzen Sie Ihren Plan in die Tat um. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden die neuen Prozesse verstehen und auch unterstützen.
Schritt 5: Wissensmanagement evaluieren, anpassen und nachhalten
Im Rahmen der Evaluation werden die Ergebnisse der Implementierungsphase zusammengefasst und auf ihren Gesamterfolg überprüft. Anhand dieser Ergebnisse können entweder neue Maßnahmen abgeleitet oder laufende angepasst werden.
Überwachen Sie regelmäßig den Erfolg des Wissensmanagements und optimieren Sie es entsprechend. Dies beinhaltet auch die Schulung von Mitarbeitern und die Aktualisierung von Prozessen und Systemen.
Ein wichtiger Aspekt beim Wissensmanagement im Handwerksbetrieb ist die Dokumentation von Arbeitsabläufen, damit das Wissen nicht verloren geht, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder in Rente gehen. Hier kann beispielsweise die Erstellung von Arbeitsanweisungen und Checklisten helfen. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Schulung und Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter, um ihr Wissen zu erweitern und zu vertiefen.
Fazit
Alles in allem ist es wichtig, das Verständnis für Wissensmanagement als kontinuierlichen Prozess und Teil der Unternehmenskultur zu fördern.
Falls du mehr zum Thema Wissensmanagement erfahren möchtest oder konkrete Unterstützung bei der Einführung und Umsetzung von Wissensmanagement in deinem Unternehmen benötigst, kannst du dich jederzeit bei mir melden. Gerne können wir uns im ersten Schritt mal kostenlos und unverbindlich dazu austauschen. Am besten vereinbarst du direkt hier einen Termin (via MS Teams) mit mir. Ich freu mich drauf!